Organization Overview / Vue d'ensemble de l'organisation
The Canadian Women’s Chamber of Commerce (CanWCC) is a nationally incorporated, not-for-profit organization, dedicated to advocacy, advancement, and connection for and on behalf of its members. CanWCC’s membership consists of women-identified entrepreneurs and businesses that are at least 50% woman(en)-owned and led.
CanWCC focuses on three key interwoven activities to support its members:
- Connection – through the development of a national network of women entrepreneurs, business owners, and the organizations that serve them.
- Advocacy – on behalf of members, informed by members and supported by the national network.
- Advancement – at both the micro- and macro-level, facilitating economic opportunities for women business owners and building a stronger Canadian economy.
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La Chambre de commerce des femmes du Canada (CCFC) est une organisation nationale sans but lucratif qui se consacre à la revendication des droits, à l'avancement et au réseau de ses membres pour et en leur nom. Les membres de la CCFC sont des femmes entrepreneures et des entreprises détenues et dirigées a minima à 50 % par des femmes.
LA CCFC se concentre sur trois activités clés interdépendantes pour soutenir ses membres :
- Réseau - par le développement d'un réseau national de femmes entrepreneures, de propriétaires d'entreprises et d'organisations qui les servent.
- Revendication des droits - au nom de ses membres, informée par les membres et soutenue par le réseau national.
- Avancement - au niveau micro et macro, en facilitant les opportunités économiques pour les femmes propriétaires d'entreprise et en renforçant l'économie canadienne.
About the Role
The Executive Assistant to the CEO plays a central role in supporting CanWCC’s national growth and impact. This position is responsible for managing the CEO’s time and energy, ensuring that she can focus on organizational strategy while leading a small but mighty team.
This is a hands-on role for someone who thrives on administrative, team and communications management. You will work closely with the CEO to manage her calendar & correspondence, draft and edit communications and reports. You will coordinate team communications and help prepare for weekly meetings to keep the team organized. You will also work closely with one or more clients, acting as a liaison between the CEO and client operations.
You will be part of a collaborative, supportive team while working remotely but closely with colleagues and partners. The ideal candidate combines strong organizational and project management skills with attention to detail, discretion and excellent customer service skills.
L’adjoint˙e de direction pour la PDG joue un rôle central dans le soutien à la croissance et à l’impact national de la CCFC. Le/la titulaire de ce poste est chargé˙e de gérer le temps et l’énergie de la PDG, afin qu’elle puisse se concentrer sur la stratégie de l’organisation tout en dirigeant une équipe petite mais puissante.
Il s’agit d’un rôle pratique pour une personne qui s’épanouit dans la gestion administrative, d’équipe et de la communication. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la PDG pour gérer son agenda et sa correspondance, rédiger et éditer des communications et des rapports. Vous coordonnerez les communications de l’équipe et aiderez à préparer les réunions hebdomadaires afin de maintenir l’organisation de l’équipe. Vous travaillerez également en étroite collaboration avec un˙e ou plusieurs client˙es, en assurant la liaison entre la PDG et les opérations du/de la client˙e.
Vous ferez partie d’une équipe qui collabore et vous soutient, tout en travaillant à distance, mais en étroite collaboration avec des collègues et des partenaires. Le/la candidat˙e idéal˙e combine de solides compétences en matière d’organisation et de gestion de projet avec le souci du détail, la discrétion, ainsi que d’excellentes aptitudes en matière de service à la clientèle.
Salary, Details & Benefits
Application deadline: October 27, 2025
Start Date: December 1, 2025
Hours of Work: Full Time Salaried (40 hours per week) primarily during regular business hours / Salarié à temps plein (40 heures par semaine), principalement pendant les heures de bureau.
Place of Work: Remote/virtual, occasional in-person meetings or events/ à distance/virtuel, réunions ou événements occasionnels en présentiel.
Pay Range: $55,000 - $70,000 annually, depending on experience / 55 000 à 70 000 $ par an en fonction de l'expérience.
Perks & Benefits:
Casual work environment, flexible schedule, opportunity to create significant positive social change/ Environnement de travail décontracté, horaires flexibles, possibilité de créer un changement social positif important.
Reports to: CEO/ PDG
Duties & Responsibilities
- Responsibilities include, but are not limited to:
Manage the CEO’s calendar, scheduling meetings and ensuring time is prioritized effectively. - Assess emails, phone calls and social media (specifically LinkedIn) messages and respond professionally and promptly to some, forwarding others to the CEO for follow-up.
- Coordinate team communications, including announcements, updates, schedule changes, and other key broadcasts.
- Draft new employee documentation and onboarding new employees.
- Draft and review correspondence on behalf of the CEO.
- Track deadlines, deliverables, and follow-ups to keep projects on track.
- Act as the liaison between the CEO and client leadership, as well as operations.
- Other responsibilities and tasks:
- Prepare agendas, meeting materials, and accurate minutes for board and leadership meetings.
- Prepare expense reports for the CEO.
- Manage sensitive and confidential information with the utmost discretion.
- Proactively provide general administrative support as needed to help the CEO stay focused on strategic priorities.
Les responsabilités comprennent, mais sans s’y limiter :
- Gestion de l’agenda de la PDG, programmation des réunions et hiérarchisation efficace de son temps.
- Évaluation des courriels, des appels téléphoniques et des messages provenant des réseaux sociaux (en particulier LinkedIn), ainsi que réponse de manière professionnelle et rapide à certains d’entre eux, en transmettant les autres à la PDG pour qu’elle en assure le suivi.
- Coordination des communications de l’équipe, y compris les annonces, les mises à jour, les changements de programme et d’autres diffusions importantes.
- Rédaction de la documentation relative aux nouveaux employés et à l’intégration de ces derniers.
- Rédaction et examen de la correspondance au nom de la PDG.
- Contrôle des échéances, des livrables et des suivis afin de maintenir les projets sur la bonne voie.
- Liaison entre la PDG et la direction du/de la client˙e, ainsi qu’avec les opérations.
- Autres responsabilités et tâches :
- Préparation des ordres du jour, des documents de réunion et des procès-verbaux exacts pour les réunions du conseil d’administration et de la direction.
- Préparation des notes de frais pour la PDG.
- Gestion des informations sensibles et confidentielles avec la plus grande discrétion.
- Fourniture proactive d’un soutien administratif général nécessaire pour aider la PDG à se concentrer sur les priorités stratégiques.
Desired Skills & Experience
Minimum Qualifications
- High school diploma
- Minimum 2-3 years of experience in a similar role
- Bonus: a diploma or bachelor’s degree in a related field
- Bonus: Bilingual (fluency in French)
- Diplôme d’études secondaires
- Au moins 2 à 3 ans d’expérience dans une fonction similaire
- Bonus : un diplôme ou une licence dans un domaine connexe
- Bonus : Bilinguisme (maîtrise du français)
Core Competency Requirements
To be successful in this role, candidates must have the following assets:
- Experience working with non-profits, membership-based organizations, or chambers of commerce
- Familiarity with women’s entrepreneurship and business ecosystems in Canada
- Comfortable using computer applications, including (but not limited to):
- Google Workspace: GMail, Docs, Sheets, Calendar, Drive, Meet, Chat
- Asana (advanced skill)
- Zoom (advanced skill)
- Circle (beginner skill)
- QuickBooks Online (intermediate skill)
- Ability to learn new applications quickly
- Willing and able to suggest improvements to existing processes and procedures
- Well-organized and accurate
- Professional, reliable, courteous and discreet
- Strong communication and relationship-building skills
- Agile team player
- Experience working with diverse groups of people, including those from different backgrounds and cultures
- Excellent problem-solving and decision-making skills
- Ability to work independently and as part of a team
- A commitment to the mission and values of CanWCC
- Takes initiative and shows good judgment
- Fluency in French is a strong asset
Pour réussir dans cette fonction, les candidat˙es doivent disposer des atouts suivants :
- Expérience de travail avec des organisations à but non lucratif, des organisations basées sur l’adhésion ou des chambres de commerce
- Connaissance de l’entrepreneuriat et des écosystèmes commerciaux féminins au Canada
- Maîtrise de l’utilisation d’applications informatiques, y compris, mais sans s’y limiter :
- Google Workspace : Gmail, Docs, Sheets, Calendrier, Drive, Meet, Chat
- Asana (compétence avancée)
- Zoom (compétence avancée)
- Cercle (compétence novice)
- QuickBooks Online (compétence intermédiaire)
- Capacité à apprendre rapidement de nouvelles applications
- Volonté et capacité à suggérer des améliorations aux processus et procédures existantes
- Bonne organisation et précision
- Professionnalisme, fiabilité, courtoisie et discrétion
- Solides compétences en matière de communication et d’établissement de relations
- Esprit d’équipe agile
- Expérience du travail avec divers groupes de personnes, y compris des personnes d’origines et de cultures différentes
- Excellentes compétences en matière de résolution de problèmes et de prise de décision
- Capacité à travailler de manière indépendante et en équipe
- Engagement envers la mission et les valeurs de la CCFC
- Prise d’initiatives et discernement
- La maîtrise du français est un atout majeur
How to Apply
Send a cover letter & resume to recruitment@canwcc.ca. Please include the job title in the subject line.
Only applicants selected for an interview will be contacted.
Envoyez une lettre de motivation et un CV à recruitment@canwcc.ca. Veuillez indiquer l’intitulé du poste dans l’objet du courriel.
Seul˙es les candidat˙es sélectionné˙es pour un entretien seront contacté˙es.
APPLY
The Canadian Women’s Chamber of Commerce (CanWCC) believes that gender expression and identity is a fundamental right. We welcome all women, as well as non-binary people to become members.
CanWCC is committed to inclusive and anti-discrimination practices in relation to those who identify as women and non-binary participants. We aim to ensure that all members’, volunteers’, directors’, officers’, and employees’ rights are respected and protected.
CanWCC confirms that gender identity or expression is not in any way related to one’s eligibility for participating as a volunteer or employee.
CanWCC is committed to providing accessible employment practices that are in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA). If you require accommodation during any stage of the recruitment process, please notify us when contacted for an interview.
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La Chambre de commerce des femmes du Canada (CCFC) estime que l'expression et l'identité de genre constituent un droit fondamental. Nous accueillons toutes les femmes ainsi que les personnes non binaires en tant que membres.
La CCFC s'engage à adopter des pratiques inclusives et antidiscriminatoires à l'égard des personnes qui s'identifient comme des femmes et des participants non binaires. Nous visons à garantir le respect et la protection des droits de tous les membres, bénévoles, administrateurs, dirigeants et employés.
La CCFC confirme que l'identité ou l'expression de genre n'est en aucun cas liée à l'admissibilité d'une personne à participer en tant que bénévole ou employé.
La CCFC s'engage à fournir des pratiques d'emploi accessibles qui sont conformes à la Loi sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario (LAPHO). Si vous avez besoin d'un logement à n'importe quel stade du processus de recrutement, veuillez nous en informer lorsque vous êtes contacté˙e pour un entretien.